/Офис мечты_. Как самые успешные люди работают, не выходя из дома
Лора Вандеркам
Цифровой социум
«Офис мечты» – долгожданная книга Лоры Вандеркам, спикера TED-talks, специализирующейся на темах денег, личной эффективности и тайм-менеджмента и известной российскому читателю по своим предыдущим работам: «Книга о потерянном времени», «Что самые успешные люди делают до завтрака», «Волшебное утро» и «Чувство штиля». В новой книге, написанной в разгар пандемии, автор подробно объясняет, что, независимо от того, интроверт вы или экстраверт, топ-менеджер или командный игрок, вы можете выстроить работу из дома так, что у вас останется больше энергии для достижения личных целей, формирования баланса между карьерой и семьей и подпитки больших профессиональных амбиций, а в сочетании с внутренней личностной работой «удаленка» может стать для вас настоящим стратегическим преимуществом. Отмеченная The Wall Street Journal и Fortune Magazine, после релиза мгновенно взлетевшая на первую строчку в разделе «Тайм-менеджмент» Amazon, эта книга (выбор Apple Books) стала центром дискуссии в журнале Forbes: «Вандеркам изучила своевременную и актуальную проблему – как выстроить эффективную работу из дома и сделать ее стилем жизни. Исследования Лоры сосредоточены на поиске решений, которые являются практичными и действенными для ее читателей». Нельзя не согласиться: Лора Вандеркам действительно показывает нам, как использовать единственное настоящее богатство – 168 часов в неделю, чтобы сделать жизнь более полной и успешной, а не перегруженной работой, ведь в этом и заключается подлинный успех.
В формате PDF A4 сохранён издательский дизайн.
Лора Вандеркам
/Офис мечты_Как самые успешные люди работают, не выходя из дома
Laura Vanderkam
/The New Corner Office_How the Most Successful People Work from Home
Опубликовано на русском языке по договоренности с Portfolio, импринт Penguin Publishing Group, подразделение Penguin Random House LLC.
Text copyright © 2020 Laura Vanderkam
© Анна Комарец, перевод, 2020
© ООО «Феникс», оформление, 2023
Вступление
В четверг, 12 марта 2020 года, мой двенадцатилетний сын встал в 6:45, так как в 7:20 у него была репетиция хора. Мой муж собрался на работу, отвез сына в школу, а потом сел на электричку. Я почитала на улице несколько минут и пошла проследить за выполнением утреннего распорядка наших остальных четверых детей. Примерно в 9 утра, когда все были в школе или в умелых руках няни, я, как обычно, устроилась в своем домашнем офисе – уютном уголке в северо-западной части нашего дома в восточной Пенсильвании, из окна которого могла любоваться цветущей форзицией. Я работала над своими подкастами и писательскими проектами, в то время как тучи над нашими головами стремительно сгущались: в лентах новостей все чаще мелькали сообщения о появлении случаев нового коронавируса уже и в Соединенных Штатах. В тот же день после обеда губернатор приказал закрыть детские сады и школы – как выяснилось позже, надолго. К моменту, когда мой муж вечером вышел из электрички, он вместе с миллионами других людей уже превратился в такого же, как я, удаленного работника, переместившись из офиса в центре города в новый угловой офис – в юго-восточной части нашего дома.
Я зарабатываю на изучении времени. Обычно моя работа заключается в выступлениях на тему личной продуктивности перед корпоративными аудиториями или на конференциях, а еще я пишу книги, основанные на анализе тысяч журналов учета рабочего времени. Изучая такие журналы на протяжении десятка лет, я знаю, что работа из дома становится более распространенной. Это касается как наемных работников, так и самозанятых. Исследование, проведенное агентством FlexJobs and Global Workplace Analytics, показало, что с 2005 по 2017 год количество удаленных рабочих мест выросло на 159 %, хотя стирание границ между работой и домом затрудняет сбор статистических данных – технически любой, кто проверяет рабочую электронную почту в постели в 22:00, работает из дома, даже если сам так не считает.
Однако до марта 2020 года работа из дома все еще считалась сомнительным выбором для людей с большими амбициями. Возможность работать удаленно один рабочий день в неделю являлась привилегией и предоставлялась людям, которые доказали, что заслуживают доверия, если им был нужен более гибкий график.
Помню разговор с одним крупным предпринимателем, который изучал удаленную работу как тенденцию. «Но, – заметил он, – у нас это не сработает».
И даже в этом случае такая уступка обычно касалась пятниц: всем известно, что пятница – наименее продуктивный день недели. Предполагалось, что любой, кто работает из дома, на самом деле не работает, поэтому надо минимизировать издержки. Конечно, сейчас связь по видеоконференции стала намного лучше по сравнению с неуклюжими вебинарами прошлого. Иногда организации сетовали на экологические издержки рабочих командировок (например, когда требовался перелет высокого руководства в Давос на частном самолете). Тем не менее, поскольку многие руководители полагали, что работа должна выполняться исключительно в офисном здании, в определенные часы и при бодрящей температуре на уровне 20 градусов Цельсия, миллионы людей, не обращая внимания на трафик, мчались в офисы только для того, чтобы отправлять электронную почту и делать звонки. Помню разговор с одним крупным предпринимателем, который изучал удаленную работу как тенденцию. «Но, – заметил он, – у нас это не сработает».
Затем эпидемия COVID-19 прокатилась по США и Европе. И буквально за считаные дни люди узнали, что их организации могут работать удаленно (в том числе и компания того крупного предпринимателя). Опросы Gallup показали, что по состоянию на 13–15 марта 2020 года только 31 % служащих в США когда-либо работали удаленно; к 30 марта – 2 апреля 2020 года этот показатель увеличился вдвое и составил 62 %.
На самом деле можно предложить клиенту проект на миллион долларов через Zoom[1 - Программа для организации видеоконференций, разработанная компанией Zoom Video Communications. Позволяет подключать одновременно до 100 устройств бесплатно. – Прим. пер.].
Под давлением обстоятельств люди вдруг осознали, что на самом деле можно предложить клиенту проект на миллион долларов через Zoom. Многие рутинные приемы врача оказалось возможным проводить с помощью телемедицины, что поднимало вопрос о необходимости многочасового сидения пациентов в коридорах, полных микробов. Оказалось, что можно тесно сотрудничать – смеяться, делиться новостями – с людьми, находящимися в разных штатах. Люди, внезапно вынужденные совмещать работу с домашним обучением или присмотром за детьми, поняли, что хотя это и непросто, но при тщательном планировании можно и работать, причем в удобное время, и при этом еще много чего успевать. Если коммерческое предложение не получается подготовить к 10 утра во вторник, то, возможно, его получится составить во вторник в 6 утра, сделать презентацию, пока партнер отвечает, а довести до совершенства во время дневного сна детей.
По мере того как повседневная жизнь постепенно возвращалась в норму, мало кто мог продолжать утверждать, что удаленная работа с гибким графиком «у нас не сработает». Уже сработала.
Люди всегда возвращаются к старым привычкам. Первый после карантина поход в кофейню? Это праздник человеческого общения! Однако уже во второй поход люди привычно избегают зрительного контакта с бариста. Но кое-что меняется. Может быть, вы один из тех миллионов граждан, которые впервые попробовали работать из дома во время COVID-19. Может быть, вы уже не представляете себе, что снова проводите за рулем по десять часов в неделю, тратя их впустую на дорогу. Возможно, раньше вы по работе часто посещали офисы клиентов, но теперь они тоже не хотят томиться в пробках. По результатам опроса Gallup в апреле 2020 года, 59 % тех, кто работал удаленно во время пандемии, хотят продолжать работать в таком режиме. Может быть, вы хотите изучить новые способы работы – более самостоятельные, где время и местонахождение не играют определяющей роли. Если да, то эта книга для вас.
В новом офисе мечты результат вашей работы важнее, чем место и время ее выполнения.
Она также для вас, если у вас собственная небольшая фирма (как у меня) или если вы в течение многих лет руководите удаленной командой. Эта книга для всех, кто хочет воспользоваться возможностью, которую дает великий переворот, чтобы переосмыслить время и жизнь. Оценив перспективы, самые умные руководители начинают понимать, что более гибкая структура работы с точки зрения времени и места не сводится только лишь к личному удобству работника. Мудрые профессионалы признают, что удаленный и гибкий стиль работы может стать огромным стратегическим преимуществом для тех, кто достаточно смел, чтобы им воспользоваться. Организации становятся оперативнее, люди – счастливее и здоровее. Работать в коллективе здорово, но, как и во всем, здесь существует точка уменьшения отдачи, и для многих видов работы этот показатель намного ниже ожидаемого результата за 40 фиксированных часов в неделю кабинетной работы. В новом офисе мечты результат вашей работы важнее, чем место и время ее выполнения.
В книге рассказывается о стратегиях очень успешных людей, которые преуспевают в этом новом мире. Мы поговорим о таких вещах, как:
• Организация работы по задачам, а не по времени. Время – невероятно важная категория, но другой подход к структурированию работы позволяет добиться прорыва в эффективности.
• Правильный ритм. Хорошо спланированный рабочий день обеспечивает напряженный, но устойчивый прогресс.
• Создание своей команды. Грамотные удаленщики могут создать более эффективную сеть, чем те, кто сидит в кабинете пять дней в неделю.
• Масштабное мышление. Нет противоречия между удаленной/гибкой работой и долгосрочными карьерными амбициями сотрудника.
• Улучшение качества жизни. Работа из дома хотя бы несколько дней в неделю помогает людям сохранить энергию, необходимую для успеха в нашем конкурентном мире.
Буду считать, что выполнила свою задачу, если во время прочтения книги вы хотя бы несколько раз воскликнете: «Мне это раньше даже в голову не приходило!»
В каждом разделе есть практические советы, которыми вы можете воспользоваться уже сегодня. Я буду считать, что выполнила свою задачу, если во время прочтения книги вы хотя бы несколько раз воскликнете: «Мне это раньше даже в голову не приходило!» Моя цель – побудить вас взять на себя ответственность за развитие своей карьеры и добиться результатов, которые были бы невозможны при старых методах работы.
Из разговоров с весьма продуктивными людьми, у которых в сутках, как кажется, больше 24 часов, я узнала, что они не придерживаются жестких представлений о том, как использовать 168 часов в неделю. Они планируют свои рабочие дни так, чтобы выполнять самые важные дела на свежую голову. По вторникам они обедают со своими супругами. Приглашают бывших коллег на пробежку в 6 часов утра и вынашивают новые бизнес-планы, занимаясь спортом. Вечером они отправляются домой из офиса (или из домашнего кабинета) на семейный ужин, а затем, когда дети ложатся спать, иногда продолжают работать, строя свои империи. Они работают в разных отраслях, но это неважно, так как речь идет о поиске новых идей и управлении энергией.
Иногда работа этих людей гибкая по своей сути. Если вы работаете в сфере развлечений, то встречи происходят тогда, когда вы этого хотите. В других случаях люди работают, полагаясь на принцип, что легче получить прощение, чем разрешение.
Теперь, во времена больших перемен, многие получили возможность работать по-другому. Это непросто. В книге рассматривается целый ряд трудностей, с которыми сталкиваются удаленщики. Нет, это не то, что вы подумали, – высокопродуктивные профессионалы не воспользуются возможностью смотреть Netflix целый день. Серьезные проблемы возникают, если люди не умеют вовремя прекратить работу, или заходят в тупик и не знают, что делать дальше, без указаний босса, или если менеджеры ставят неясные задачи. Для удаленной работы необходима самостоятельность, независимо от того, работаете ли вы на кого-то или на себя. Но успех возможен, если помнить о двух принципах, к которым мы часто будем возвращаться в этой книге.
Работа из дома – это навык. Можно научиться удаленной работе так же, как говорить по-французски или играть в баскетбол.
Во-первых, работа из дома – это навык. Можно научиться удаленной работе так же, как говорить по-французски или играть в баскетбол. Приятно осознавать, что, хотя в первое время люди делают много ошибок, как и в случае приобретения других навыков, постепенно качество их работы улучшается. Так, весна 2020 года заставила людей пройти ускоренный курс по овладению техникой общения через Zoom, хотя поначалу собеседники говорили одновременно, мешая друг другу. В кризисном режиме многие прибегли к современным технологиям, чтобы воссоздать максимальную копию рабочего окружения, которое они утратили в ту черную неделю в середине марта. Это имеет смысл и поучительно. (Столько всего оказалось возможным скопировать!)
В сочетании с внутренней личностной работой «удаленка» может стать для вас стратегическим преимуществом.
Отсюда, однако, вытекает второй принцип: ищите новое, а не просто копируйте. Эта книга – руководство для перехода к более зрелой стадии: от удаленной работы уровня 12 марта к более глубокому видению того, какой может быть удаленная работа. Она не должна сводиться к тому, чтобы делать что-то, слоняясь по дому и считая дни до возвращения в офис. В сочетании с внутренней личностной работой «удаленка» может стать для вас стратегическим преимуществом. В новом офисе мечты идеи важны как ничто другое. А обувь? Да любая, на ваше усмотрение! Эта книга о том, как успешные люди преуспевают, работая из дома, и о том, как благодаря их советам вы тоже можете это сделать.
Глава 1
Организация работы по задачам, а не по времени
Когда в 2008 году Мередит Мандей Шварц взяла на себя руководство Here Comes the Guide[2 - Пер. с англ. «А вот и путеводитель» (игра слов: выражение «Here comes the bride!» – «А вот и невеста!») – крупнейшее в мире сообщество, помогающее упростить процесс планирования свадеб и специальных мероприятий. – Прим. пер.], у этой калифорнийской компании, помогающей влюбленным парам найти идеальное место для свадьбы, была физическая штаб-квартира. Но вскоре Шварц, которая работала там с 1997 года, завела щенка. В течение нескольких недель она работала из дома, чтобы иметь возможность за ним ухаживать, когда ей пришло откровение. «Я поняла, что успеваю гораздо больше, – говорит она, – даже занимаясь щенком и детьми, которых на тот момент у меня было трое. Так работать было намного органичнее». Она оценила возможность сосредоточиться и работать в своем собственном ритме: часок с утра пораньше, затем переключиться – не тратя времени на транспорт – на домашние дела и далее чередовать периоды полной концентрации и общения с коллегами. Ей пришло в голову, что ее сотрудники тоже могут быть счастливее и продуктивнее, работая из дома.
Таким образом, за время ее пребывания на посту генерального директора компания проделала значительный путь к переходу на удаленную работу. Люди работали дома один день в неделю, потом два. Сотрудники разъехались по другим городам, но продолжали работать на компанию. К ноябрю 2016 года Шварц окончательно выключила свет в офисах в Беркли.
Команда (на момент написания книги составлявшая 24 человека) собирается дважды в год для проведения выездных семинаров, но практически вся повседневная работа – переговоры с владельцами мест проведения мероприятий, создание контента – выполняется виртуально. Итак, Шварц, которая сейчас живет в Остине, была вынуждена придумать способ развивать компанию без обычных атрибутов офисной деятельности – рядов людей в костюмах, сидящих с озабоченными лицами за столами с 9:00 до 17:00, – привычно обеспечивающих большой объем проделанной работы.
Я постоянно спрашиваю себя: «Какого результата я хочу?» О, я задаю этот вопрос миллион раз в день – это моя путеводная звезда!
«Я больше успеваю, когда структурирую работу по задачам, а не по времени, – говорит она. – Я постоянно спрашиваю себя: “Какого результата я хочу?” О, я задаю этот вопрос миллион раз в день – это моя путеводная звезда! Что касается сотрудников, я спрашиваю себя: “Какую работу они должны выполнять ежедневно? Какого результата я жду от их работы? Как должен выглядеть успех?” Я не хочу, чтобы они просиживали, как роботы, 8 часов только для того, чтобы получить за это деньги». Это особенно актуально для свадебной индустрии, столкнувшейся с кризисом отмен заказов из-за COVID-19: механически делать звонки по 8 часов в день не только бессмысленно, но и неприятно.
Поэтому Шварц стремится к тому, чтобы каждый сотрудник понимал цели и смысл своей работы и знал, как должен выглядеть успех в условиях экономического кризиса: в период спада экономики они строят партнерские отношения, которые продолжатся во времена подъема отрасли. Она помогает сотрудникам определять ежедневные цели, которые заключаются как в нахождении мест для проведения свадеб, так и в поиске других способов быть полезными – например, сочувственно выслушать владельца бизнеса, находящегося в ужасном стрессе из-за того, что он вынужден увольнять персонал. «Это очень страшное испытание, – говорит Шварц. – Единственное, на что мы можем повлиять, – это наши крепкие связи с людьми».
Сотрудники, чьей самостоятельности доверяют и которые чувствуют ответственность друг перед другом, будут с радостью идти в верном направлении.
В конце каждого дня сотрудники сообщают, что им удалось сделать, чтобы приблизиться к «путеводной звезде», и 8-часовое сидение за столом тут в счет не идет. Шварц рада, что была права в отношении работы из дома: сотрудники, чьей самостоятельности доверяют и которые чувствуют ответственность друг перед другом, будут с радостью идти в верном направлении. В солнечные дни их темп будет стремительным, в дождливые – помедленнее, но люди тем не менее продолжают идти. У Here Comes the Guide почти нулевая текучка кадров.
Думаю, что, сосредоточившись на задачах, а не на времени, Шварц попала в яблочко – эта идея меняет как стиль руководства подчиненными, так и нашу собственную повседневную деятельность. Я ломала голову над различными способами организации эффективной работы с тех пор, как начала работать в своем первом «кабинете» – на краешке кухонного стола в крошечной нью-йоркской квартире без посудомоечной машины и шкафа в спальне. Осенью 2002 года я переехала в Верхний Ист-Сайд со смутной надеждой получить какую-нибудь газетную или журнальную работу. Со временем я начала заниматься фрилансом. И хотя я не скучала по часовым поездкам на работу и обратно, я была несколько дезориентирована внезапной свободой и даже устроилась на полставки, чтобы как-то структурировать свое время. Но я совершенно не справилась с той работой, поэтому пришлось срочно разрабатывать свой собственный режим дня. Когда я начала изучать, на что трачу свое время, я стала обращать внимание и на окружающих – на что тратят время они. В последующие десятилетия мое увлечение превратилось в призвание.
Существует тесная взаимосвязь между временем, вложенным во что-то, и тем, насколько мы в этом преуспели.
Время – невероятно важная категория. Мы проживаем нашу жизнь во времени, меряем ее часами. То, как сложилась наша жизнь, зависит от того, как мы провели конкретные часы. Существует тесная взаимосвязь между временем, вложенным во что-то, и тем, насколько мы в этом преуспели.
Однако время не единственный показатель продуктивности. Но, к сожалению, если внимательнее присмотреться, как функционируют даже на первый взгляд прогрессивные организации и как люди измеряют свою продуктивность, вы увидите, что большая часть работы по-прежнему определяется временем. Это верно как в очевидном смысле (оплачиваемые часы), так и в менее очевидном (начисление бонусных баллов за быстрый ответ на электронные письма), но в любом случае это огромная трата времени, денег и многого другого.
Например, почему все совещания длятся по 30 или по 60 минут? Неужели все вопросы можно решить ровно за полчаса или час? Конечно, нет. Просто в большинстве своем, планируя совещание, люди не прописывают тщательно его повестку с учетом включенности и внимания каждого участника. Поэтому они по умолчанию выбирают планирование по времени. В организациях с сильной культурой межличностного общения тот, кто уходит в обед на получасовую прогулку, выглядит для окружающих несерьезно, хотя есть веские свидетельства того, что прогулка позволит ему провести вторую половину дня более продуктивно, чем его коллеге, который потратил то же количество времени на удаление писем из электронного почтового ящика. Даже те из нас, кто работает на себя, могут придерживаться подобного мнения. Я сижу за столом, потому что это приближает меня к профессиональным целям? Или я сижу, потому что так полагается делать ответственному человеку в 16:00? Время легко заполнить, было бы желание.
Управление с акцентом на задачи и их выполнение вдохновляет людей работать максимально эффективно.
Вот почему качественный прорыв в этой области, возможный в домашнем офисе, означает отказ от этой привычки – как в стиле управления подчиненными, так и в распоряжении собой. Коль скоро организации были вынуждены перейти на удаленную работу, изначальная тенденция всегда заключалась в попытках воссоздать привычные условия труда. Но в ситуации, когда нет юридических обязательств для почасовой оплаты, ориентация на время, при которой рабочий день – это определенное количество часов, а не выполнение конкретных шагов для достижения целей организации, является упущенной возможностью. Как обнаружила Шварц, управление с акцентом на задачи и их выполнение вдохновляет людей работать максимально эффективно. Это, конечно, непросто: «Нет никаких сомнений в том, что необходимо постоянно учиться. Сейчас я справляюсь гораздо лучше, чем когда мы только начинали», – подчеркивает Шварц. COVID-19 вынудил ее и других внести изменения в их стиль работы. Теперь нужно более тщательно планировать, в том числе учитывая открытые возможности, о которых вы думаете и хотите, чтобы ваши сотрудники думали тоже. Но такой подход в конечном итоге приносит всем большое удовлетворение: вы не просто потратили время – вы провели хороший день и добились результата, а это, как правило, отличная мотивация для дальнейших свершений.
Если вы решили сосредоточиться на результатах, то вот несколько рекомендаций по планированию рабочих дней и недель, а также по переосмыслению того, как вы проводите рабочее время.
Составляйте план на неделю по пятницам
Любой, кто работает удаленно, должен быть самостоятельным. Это верно как для предпринимателей, так и для наемных работников. Поскольку дома вам не нужно соответствовать принятым нормам поведения в коллективе, необходим самоконтроль. И если вы выбрали организацию работы по задачам, а не по времени, это прежде всего означает, что нужно эти самые задачи четко для себя сформулировать. Для этого требуется на несколько минут отвлечься от рабочей рутины и спросить себя: как оптимально распределить время и внимание? Какие задачи нужно выполнить немедленно, какие шаги следует предпринять для достижения более крупных целей? О постановке масштабных целей поговорим чуть позже, а в этом разделе давайте уделим внимание конкретным задачам на каждый день.
Составляя план на неделю, вы можете сделать паузу и поразмышлять о том, как бы вы хотели провести следующие 168 часов.
Главный секрет здесь – разработать план на неделю. Наше расписание, как правило, циклично повторяется еженедельно, а не ежедневно, и такой более широкий взгляд на время позволяет планировать личные и профессиональные дела без спешки – времени достаточно. Не нужно сегодня делать то, что запланировано на завтра. Составляя план на неделю, вы можете сделать паузу и поразмышлять о том, как бы вы хотели провести следующие 168 часов. В идеале стоит привыкнуть планировать очередную неделю заранее – например, я делаю это по пятницам.
С тех пор как я приобрела эту привычку несколько лет назад, я стала настоящим проповедником «пятничного планирования». Конечно, для этой цели подойдет и любой другой день (также популярные варианты – вечер воскресенья и утро понедельника), но вторая половина пятницы имеет то преимущество, что это достаточно спокойное время (все важные дела уже сделаны), при этом люди еще на работе и вы можете связаться с ними, избавив себя от необходимости заниматься этим на выходных. Кроме того, утро понедельника вы встретите в полной боевой готовности, вместо того чтобы судорожно пытаться спланировать что-то в утренней суете.
Вот как это происходит: в пятницу после обеда подумайте несколько минут о предстоящей неделе. Составьте список приоритетов. Мне нравится использовать три категории: карьера, семья/друзья, личное. Некоторые задачи в вашем плане останутся с прошлой недели. Добавьте туда новые, которые будут приближать вас к долгосрочным целям. Прикиньте, когда эти задачи могут быть выполнены и что нужно для их осуществления. Если у вас есть подчиненные, проверьте их рабочие задачи на следующую неделю и дайте соответствующие пояснения. Если же вы сами должны отчитываться перед вышестоящим начальством, можно повысить свои шансы на успех, поделившись с ним реалистичными, но амбициозными целями, которые заставят любого разумного руководителя сказать: «Ага, это была бы отличная неделя!»
Пятница – это также прекрасное время, чтобы критически оценить все пункты плана: а точно ли все они необходимы? Может быть, что-то стоит отменить, свести к минимуму или передать подчиненным? Не пропускайте этот шаг, особенно если вы заняты: пара минут, потраченных на вычеркивание, поможет вам сэкономить несколько часов.
После того как вы составите примерный план на неделю, пересматривайте его каждый вечер, чтобы подкорректировать следующий день. Что еще не сделано? Отметьте дела, которые назначены на определенное время (звонки, встречи), и то, что должно быть сделано к концу дня. Это поможет вам составить ежедневный список дел.
Как составить список дел на день
Несколько лет назад мне попалась на глаза реклама планировщика, предлагавшего пользователю опцию по составлению списка дел на каждый день. Приложение включало такие интересные пункты, как участие в марафоне, кругосветное путешествие, окончание диссертации и выпечку печенья с шоколадной крошкой. Любопытно, учитывая, что все эти дела никак не могут совершиться в один день. Но желание объять необъятное на удивление распространенный грех.
«Хватаю куски больше, чем могу проглотить. У меня такой характер, что мои списки – это скорее списки желаний, а не дел». В чем проблема? В том, что список желаний «вреден для здоровья».
«Когда я составляю свой список, я мечтаю по-крупному, – признается Энн Богель, основательница популярного книжного подкаста What Should I Read Next?[3 - Пер. с англ. «Что мне читать дальше?»], веб-сайта Modern Mrs. Darcy[4 - Пер. с англ. «Современная миссис Дарси».] и книжного клуба из Луисвилля. – Хватаю куски больше, чем могу проглотить. У меня такой характер, что мои списки – это скорее списки желаний, а не дел». В чем проблема? В том, что список желаний «вреден для здоровья».
Возможно, и вам приходилось испытывать разочарование, когда вечером вы сравнивали реальные результаты с утренними амбициями. Со временем Богель, возглавляющая удаленную команду из двенадцати человек, тоже поняла, что список реально выполнимых дел не может быть длинным. Теперь она ограничивает себя тремя основными приоритетными направлениями и одним крупным текущим проектом, которому отдает все внимание на протяжении шести – восьми недель. «Я сравниваю это с колесом обозрения, в трех верхних кабинках которого – мои приоритеты на данный момент», – говорит она.
Я считаю, что иметь от трех до пяти целей мудро, и мне нравится аналогия с колесом обозрения, потому что она отвечает на распространенное возражение: но у меня гораздо больше забот в жизни, чем ваши три – пять пунктов! Ну разумеется. Но вы выбираете несколько приоритетов каждый день и продолжаете вращать колесо обозрения – и в конечном итоге успеваете все. Если же вы стремитесь разместить одновременно все кабинки на вершине колеса, никто не захочет на нем кататься.
В идеале ежедневный список дел должен быть контрактом с самим собой: если пункт попал в список, вы гарантируете, что вечером он будет выполнен.
В идеале ежедневный список дел должен быть контрактом с самим собой: если пункт попал в список, вы гарантируете, что к вечеру он будет выполнен. Учитывая, что жизнь не всегда идет по плану – говорю это как мать пятерых детей, которые сейчас путаются у меня под ногами, – этот список должен быть коротким. Мне, например, удавалось выполнять все пункты даже в те дни, когда я проводила по пять часов в отделении скорой помощи. И это не потому, что я сверхчеловек. Просто мои списки от меня этого и не требуют. Я знаю, что не успею сделать двадцать дел. Да и вы тоже. Так может, сразу ограничиться пятью – восемью, но наверняка? А какие восемь дел выбрать? Самые важные? Самые легкие? Кто ответит?.. Делая свой ежедневный список коротким, я вынуждена расставлять приоритеты. (Все остальное, что приходит в голову, можно либо наметить на будущее, когда соответствующая кабинка колеса обозрения окажется наверху, либо включить в список «Когда-нибудь/возможно» – идея гуру продуктивности Дэвида Аллена.)
Я также убедилась на собственном горьком опыте, что нет ничего хорошего в том, чтобы внести какой-то пункт в список дел, а потом его не выполнить. Это то же самое, как если бы данного пункта никогда и не было в списке, только теперь он там есть – смотрит на вас и насмехается над вами своей незавершенностью.
Хорошо продуманный ежедневный список дел имеет еще одно важное для работы на дому достоинство: он позволяет вам понять, когда рабочий день закончился.
Когда ваша работа предполагает восьмичасовое пребывание в офисе, вы точно знаете, когда рабочий день окончен, – в 17:00. Если вы более свободны в выборе времени и места работы, это уже сложнее понять. И тут мы снова возвращаемся к идее организации работы по задачам, а не по времени: рабочий день кончается, когда выполнены все пункты из списка. Я могу сделать больше, если захочу. Но я не обязана. И если я закончила все запланированные на сегодня дела, то день можно считать удачным, даже если сейчас только 11:30.
Конечно, редко так бывает, что в 11:30 я уже свободна, потому что появляются новые вопросы, которые необходимо решить, и потому что с годами я стала лучше оценивать, сколько реально могу сделать за 35–40 рабочих часов в неделю. Кстати, вы можете попробовать ставить напротив пункта примерное время его выполнения. Богель делает свободный график, потому что специфика ее работы такова, что может потребовать много времени. «Я же не могу взять еще час из ниоткуда, – объясняет она. – Поэтому просто делаю, что получается, и надеюсь на лучшее. Но это не стратегия, а черта характера».
Хорошо продуманный ежедневный список дел позволяет вам понять, когда рабочий день закончился.
Я тоже не ставлю время выполнения задач, потому что все время что-то случается – как хорошее, так и плохое, а то и все сразу. И я так люблю свою работу, что, когда заканчиваю рано, обычно размышляю о проектах или перехожу к списку на следующий день. Однако если вы являетесь руководителем, мысль о том, что подчиненный закончил свою работу к 11:30, может привести в замешательство. Что ж, напоминайте себе в этот момент про минимальные издержки.
Опять же, повторим как мантру: организуйте работу по задачам, а не по времени. Если вы сделаете все правильно, то получите гораздо больший результат от сотрудников с короткими, хорошо спланированными ежедневными списками задач, чем если бы требовали от них восьмичасового сидения в офисе. Безусловно, можно потратить время зря, даже не сидя 8 часов на рабочем месте, если задачи плохо продуманы. Если вы не знаете наверняка, сколько времени люди будут работать, придется тщательнее составлять графики. Необходимо также быть на связи и контролировать, что подчиненные тратят на работу адекватное количество времени (часовой рабочий день может вызвать у них скуку, 13-часовой – физическое истощение и эмоциональное выгорание). Вы должны быть активным руководителем, что не так уж плохо. Опрос Gallup на тему удаленной работы, проведенный в январе 2020 года, показал, что люди, работающие вне офиса 60–80 % времени, больше других чувствуют свою вовлеченность и заинтересованность в их развитии со стороны руководства. Я думаю, подобная активность обусловлена самой спецификой работы с удаленными сотрудниками.
Но не волнуйтесь. Вам не придется контролировать каждый шаг членов вашей команды: они могут и должны составлять собственные планы, предлагать потенциальных клиентов, идеи и проекты, размышлять над возможными сценариями «Что, если?» (Что мы будем делать, если весь наш офис станет виртуальным из-за пандемии? В чем наши конкуренты сейчас лучше нас? Что бы мы сделали, если бы наш бюджет удвоился? Или если бы его, наоборот, сократили на 50 %? Если бы этот проект с треском провалился, какова была бы наиболее вероятная причина? Если проект будет успешным, каковы направления последующей работы?.. – вот примерные темы для размышлений).
«Ничто не вызывает у человека столько положительных эмоций и не повышает настолько мотивацию и трудоспособность, как успехи в важной работе».
Если у вас небольшая команда, вы можете смело делиться своими списками ежедневных задач. Более крупным организациям эффективнее отслеживать работу сотрудников в специальных приложениях для управления проектами, чтобы все знали, кто что делает и кто чего ждет. И тогда в конце дня все смогут испытать удовлетворение, глядя на список дел с зачеркнутыми строчками. День за днем, неделя за неделей это создает устойчивый прогресс. Исследователи Тереза Амабиль и Стивен Дж. Крамер проанализировали тысячи дневников работников умственного труда. Вот что они пишут в статье, опубликованной в Harvard Business Review: «Ничто не вызывает у человека столько положительных эмоций и не повышает настолько мотивацию и трудоспособность, как успехи в важной работе. И чем чаще люди испытывают эти чувства, тем более вероятно, что они будут творчески продуктивны в долгосрочной перспективе». Они называют это «силой маленьких побед» – и когда вы организуете работу по задачам, вы это получаете.
Как проводить совещания
Любой, кто решил организовать работу по задачам, а не по времени, должен переосмыслить порядок проведения совещаний.
Сама идея хороша: вы собираете людей – физически или виртуально – в назначенное время, чтобы принять общее решение. Если вы работаете в такой редкой организации, где совещания не проводятся (так бывает, если бизнес держится на одной творческой личности – скажем, враче нетрадиционной медицины или художнике), вы можете приятно удивиться, узнав о пользе подобных мероприятий. Энн Богель признается, что всегда «очень не любила планировать и проводить совещания, так как считала, что это не лучший способ использовать чье-либо время». Однако когда ее команда выросла до дюжины человек, она поняла, что все говорят с ней, но не друг с другом и не знают, кто что делает. «Мы упускали возможности для совместного продвижения», – говорит она. И вот скрепя сердце Богель ввела одну еженедельную получасовую планерку после обеда.
Однако если переход от нуля к единице полезен, то переход от одного к двадцати пяти совещаниям в неделю – совсем наоборот. Количество встреч превышает их полезность, потому что люди упорно стремятся организовать работу по времени, а не по задачам. Они идут на совещание, потому что по вторникам в 10 утра они привыкли ходить на совещания. И сидят там в течение часа, потому что так полагается. Неясно, какова ваша конкретная роль в этом мероприятии, но вы идете, потому что совещание назначено и работодатель имеет полное право на ваше время во вторник в 10:00. Когда расписание каждого заполнено встречами, это приводит к вторичным затратам: складывается ощущение, что разговаривать с коллегами или клиентами можно, только если вы назначили встречу, а поскольку ее можно запланировать только в далеком будущем (потому что ваше расписание уже забито другими встречами), работа значительно замедляется. Это особенно верно для удаленной работы: в офисе вы хотя бы можете столкнуться с коллегой в лифте и поговорить в обход официальных каналов.
К счастью, удаленная работа предоставляет возможности для инноваций. Теоретически виртуальные совещания априори более эффективны, так как не требуют времени на дорогу. Приходилось слышать и более циничные замечания: мол, если планерка будет пустой, то конференцсвязь, по крайней мере, позволит сделать что-то полезное параллельно (подробнее об этом в следующем разделе). Но вместо того, чтобы просто переводить все совещания в формат конференц- или видеозвонков, а в промежутках назначать новые встречи в качестве жертвоприношения на алтарь сотрудничества, просто сядьте и подумайте о том, какие из них действительно нужны.
Астрофизик Доминик Бенфорд работает в НАСА. Вот что он говорит: «Когда большая часть организации ушла на “удаленку” в марте 2020 года, мы перевели все совещания в виртуальный формат, но в течение двух недель поняли, что их было слишком много. Мы добавляли часовые совещания, которые по сути были просто пометками в календаре». Команда начала требовать, чтобы повестки дня рассылались заранее. Также выяснилось, что структуры, выстроенные на личном взаимодействии, не всегда подходят для виртуального формата. Например, на заседания научного совета прилетали ученые со всей планеты. Изолированные от внешнего мира, эти эксперты сидели в конференц-зале, обсуждая идеи по 10 часов в день. Бенфорд и его коллеги вскоре поняли, что в домашнем кабинете не просидишь изолированно 10 часов, не говоря уже о том, что нет 10-часового промежутка времени, который одинаково годится для ученого из Сан-Франциско и ученого из Рима. «Полный рабочий день в таком режиме составлял максимум пять часов, – говорит Бенфорд. – Но в новом формате стало возможным распределить работу на несколько дней за счет экономии времени на перелет и акклиматизацию после смены часовых поясов. Переход был грубоватым, но думаю, что многие даже предпочтут такой режим».
Может быть, вам удастся изменить культуру совещаний в своей компании, сделав их количество более разумным. Организация работы по задачам, а не по времени ставит вопрос: каков наиболее эффективный способ достижения желаемого результата?
Зачастую при виртуальной работе для решения вопроса, связанного с другими людьми, нужно просто взять телефон и позвонить им.
Зачастую при виртуальной работе для решения вопроса, связанного с другими людьми, нужно просто взять телефон и позвонить им. Эми Ласки, основательница Felicity, виртуальной PR-компании из Торонто, говорит, что в ее организации действует так называемое правило «просто позвони». Это означает, что все сотрудники считают нормальным делать и отвечать на незапланированные телефонные звонки в определенные часы. Это эквивалент политики открытых дверей. Если тот, кому вы звоните, уже разговаривает по телефону или не может ответить, он перезвонит или вы можете попробовать еще раз. «Это звучит банально, – соглашается Ласки, – однако благодаря такой мелочи можно за две минуты решить вопрос, который в противном случае потребовал бы активной переписки по электронной почте». Или, добавлю от себя, совещание в Zoom в 11:00, которое нарушит ваш график, вынуждая вас прервать сосредоточенную работу за 10 минут до его начала, ждать, пока все подключатся, затем быстро обсудить вопросы и получить ответы, но продолжать разговаривать, потому что по регламенту совещание должно длиться 30 минут.
Время и внимание ваших сотрудников – это ценный ресурс. Если грамотно его использовать, можно добиться многого.
А как действительно должны проводиться совещания? Организация работы по задачам означает сосредоточенность на результатах. Обозначьте цель: что изменится в мире в результате этой встречи? Если ничего не изменится, хорошенько подумайте, нужно ли вам встречаться. Какова повестка дня? Кого пригласить на совещание, чтобы достичь цели? Что будут делать остальные присутствующие? Если ответ – «просто сидеть», то ваша компания застряла в организации работы по времени. Время и внимание ваших сотрудников – это ценный ресурс. Если грамотно его использовать, можно добиться многого. В противном случае вы получите огромные альтернативные издержки. В конце каждого совещания – обычного или виртуального – задумайтесь о том, достигли ли вы своей цели. Если нет, то почему? Что можно сделать лучше?
Планирование встреч таким образом потребует от вас больше усилий, поэтому вы не сможете назначать их часто, если только у вас нет начальника штаба, который этим специально занимается. Для тех из нас, кто еще не достиг такого уровня, очень полезно развивать этот навык, так как выигрыш от проведения только хорошо спланированных совещаний огромен. «Теперь, когда повестка дня рассылается заранее, мы заканчиваем совещания, как только все вопросы решены. Пандемия заставила нас это сделать, но я думаю, что в конечном счете так будет более эффективно для всех», – заключает Бенфорд.
Нацеленность на результат
При организации работы по времени ваша задача очевидна: вы просто трудитесь в течение определенного количества часов. Нацеленность на результат требует несколько иного мышления. Один из подходов: в конце каждого дня записывайте все, что сделали. Вы можете назвать этот список «Сделано» или «Та-дам!» (идея Гретхен Рубин, соавтора подкаста Happier[5 - Пер. с англ. «Счастливее».]
Конец ознакомительного фрагмента.
Текст предоставлен ООО «Литрес».
Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию (https://www.litres.ru/book/lora-vanderkam/ofis-mechty-kak-samye-uspeshnye-ludi-rabotaut-ne-vyhodya-iz-70026481/chitat-onlayn/) на Литрес.
Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.
notes
Примечания
1
Программа для организации видеоконференций, разработанная компанией Zoom Video Communications. Позволяет подключать одновременно до 100 устройств бесплатно. – Прим. пер.
2
Пер. с англ. «А вот и путеводитель» (игра слов: выражение «Here comes the bride!» – «А вот и невеста!») – крупнейшее в мире сообщество, помогающее упростить процесс планирования свадеб и специальных мероприятий. – Прим. пер.
3
Пер. с англ. «Что мне читать дальше?»
4
Пер. с англ. «Современная миссис Дарси».
5
Пер. с англ. «Счастливее».